SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

Dengan adanya kemajuan teknologi yang berkembang begitu pesat kebutuhan manusia akan teknologi terutama system informasi pun semakin meningkat. Melalui computer segala sesuatu menjadi lebih mudah dan praktis. Sehingga manusia akan lebih mengandalkan computer sebagai alat untuk membantu pekerjaan mereka.

CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

·         Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

·         Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

·         Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

·         Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

·         Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

·         Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

·         Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

Dalam penerapan otomatisasi kantor, ada beberapa tahap yang penting untuk diperhatikan sebagai berikut: 1. Tradisional : penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon dan lain-lain. 2. Transisional ; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh : pembuatan database (oracle), general ledger (informasi keuangan), EAS (sistem approval elektronik) dan lain-lain. 3. Transformasional ; merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh : teleconference, videoconference dan lain-lain.

❖ Cara Menerapkan (Virtual Office)

a. Menyediakan sumber daya komputer

 b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

c. Menyediakan perlengkapan non komputer

d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan

e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

f. Membuat jadwal pertemuan reguler

g. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur

Sistem Pakar

Sistem Pakar adalah Suatu bidang dari ilmu kecerdasan buatan dalam kaitannya dengan sistem pendukung keputusan yang dirancang dengan memasukkan unsur-unsur keahlian dari satu atau beberapa orang pakar kedalam suatu konsep terprogram (code base concept) dalam rangka pengambilan keputusan.

Ternyata sistem banyak diterapkan dibidang-bidang, contohnya :

1.      Penerapan Sistem pakar dalam Industri / Manufaktur

Manufaktur di definisikan sebagai urutan-urutan kegiatan yang saling berhubungan meliputi perancangan, perencanaan, pemilihan material, produksi, pengontrolan kualitas, menajemen serta pemasaran produk. Proses manufaktur yang penyelesaiannya dapat dibantu oleh system pakar antara lain :

–          Sistem Pakar Dalam Perancangan PRIDE(Pinch Roll Interactive Design Expert / Environment). Sistem pakar ini digunakan untuk merancang system pengaturan kertas untuk mesin fotocopy. Sistem ini membuat rancangan dengan representasi pengetahuan tentang rancangan berdasarkan kumpulan goal, metoda perancangan, generator dan aturan-aturan yang terstruktur.

–          System Pakar Dalam Perencanaan Wood Trus fabrication Application merupakan contoh system pakar dalam proses perencanaan. System ini dibuat dengan menggunakan shell sitem pakar SPS (Semi Intelligent Process Selector).

–          Sistem Pakar Dalam Penjadwalan Sistem pakar juga digunakan dalam penjadwalan, dibawah ini adalah beberapan contoh kegunaan system pakar dalam penjadwalan :

– Contionuous Caster Steel Mill Scheduling Application

System pakar ini berbasis fuzzy logic yang dibuat untuk monitoring on line dan penjadwalan continuous caster steel mill.

Continuous caster stell mill mengolah material seperti scrap, pig iron dan refined ore melalui proses tertentu untuk menghasilkan lempeng baja yang memiliki kulitas dan komposisi sesuai kebutuhan.

-Master Production Scheduling Aplication (MPS)

Sistem pakar ini dikembangkan untuk melakukan penjadwalan produksi master untuk manufaktur Integrated Circuit (IC). Master Production Scheduling (MPS) merupakan aktivitas perencanaan yang sangat luas, yang mengatur dan mengkoordinasi fase-fase berurutan proses penjadwalan manufaktur tertentu.

–          Sistem Pakar Dalam Proses Kontrol Beberapa contoh penggunaan system pakar dalam proses control adalah sebagai berikut :

–  Aluminium Foil Rolling Flatness control Appilcation

System pakar ini merupakan system pakar yang dibuat mengontrol kekaratan aluminium foil secara otomatis. System ini menyesuaikan bentuk pola target menurut karakteristik material dan kondisi pengoperasiannya.

– Blast Furnace Heat Control Application

System pakar ini dibuat untuk mengontrol tingkat panas blast furnace (tanur).

–          Sistem Pakar Dalam Production Planning Dan Production Control Perencanaan produksi dilakukan dalam hal kuantitas, waktu, kapasitas dan biaya pengendalian produksi meliputi penyelesaian pesanan, pengawasan pesanan dan pengamanan kualitas.

Manfaat system pakar dalam proses manufaktur / industry adalaah sebagai berikut :

1)      Meningkatkan produktivitas

2)      Mengambil alih keahlian yang langka

3)      Memudahkan pengoperasian peralatan

4)     Kemampuan bekerja dengan informasi yang tidak pasti dan tidak lengkap

2.      Sistem Pakar di bidang Manajerial :

1. Analisis

a) Interpretasi

• Analisa pasar untuk komoditi tertentu

• Identifikasi media iklan yang sesuai

• Identifikasi kebutuhan pelatihan

b) Diagnostik

• Diagnosa kelesuan perusahaan dan usaha penyembuhan

2. Sintesa

·         Penarikan tenaga kerja

·         Strategi penentuan harga

·         Strategi pengembangan produk

3. Integrasi

·         Prediksi perkembangan nilai pada bursa saham efek

3. Sistem Pakar Dalam Bidang Kedokteran

Di dunia kedokteran, sudah banyak bermunculan aplikasi sistem pakar. Sistem pakar ini mampu mendiagnosis berbagai jenis penyakit pada manusia, baik penyakit mata, THT (telinga, hidung, tenggorokan), mulut, organ dalam (jantung, hati, ginjal), maupun AIDS (Hamdani, 2010). Dengan adanya sistem pakar ini, orang awam mampu mendeteksi adanya penyakit pada dirinya berdasarkan gejala-gejala yang dirasakan oleh orang tersebut dengan menjawab pertanyaan pada aplikasi seperti halnya konsultasi ke dokter.

Aplikasi sistem pakar dalam bidang kedokteran yang dibuat dengan proses penelusuran maju (forward chaining) mampu mengenali jenis penyakit pada manusia, terutama jenis penyakit mata. Aplikasi sistem pakar ini dapat menjadi sarana untuk menyimpan pengetahuan tentang penyakit terutama yang berkenaan dengan jenis penyakit mata dari para pakar atau ahlinya. Sistem pakar mampu membantu pasien maupun dokter dalam menyediakan sistem pendukung keputusan dan saran dari pakar.

Pada aplikasi sistem pakar umumnya user akan diminta untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan gejala yang dirasakan. Dalam aplikasi ini, user menjawab dengan ya atau tidak. Setelah menjawab beberapa pertanyaan, maka aplikasi akan menghasilkan kesimpulan mengenai jenis penyakit mata yang diderita user. Pada aplikasi sistem pakar lainnya, tidak jarang juga sudah memberikan solusi atau cara penanganan terhadap jenis penyakit yang diderita tersebut.

4. Sistem Pakar Dalam Bidang Psikologi

Salah satu implementasi yang diterapkan sistem pakar dalam bidang psikologi, yaitu untuk sistem pakar menentukan jenis gangguan perkembangan pada anak. Anak-anak merupakan fase yang paling rentan dan sangat perlu diperhatikan satu demi satu tahapan perkembangannya. Contoh satu bentuk gangguan perkembangan adalah conduct disorder. Conduct disorder adalah satu kelainan perilaku dimana anak sulit membedakan benar salah atau baik dan buruk, sehingga anak merasa tidak bersalah walaupun sudah berbuat kesalahan. Dampaknya akan sangat buruk bagi perkembangan sosial anak tersebut. Oleh karena itu dibangun suatu sistem pakar yang dapat membantu para pakar/psikolog anak untuk menentukan jenis gangguan perkembangan pada anak dengan menggunakan metode Certainty Factor (CF).

5. Implementasi Sistem Pakar di Bidang Ekonomi

System pakar sangat berguna di bidang ekonomi, terutama dalam hal pengambilan keputusan untuk memulai suatu investasi usaha. Apalagi pada saat sekarang orang awam banyak kurang memahami pasar modal sehingga mereka cenderung menggunakan intuisi daripada analisa dalam berinvestasi. Kondisi ini mengakibatkan mereka harus menghadapi resiko yang tinggi dalam berinvestasi. Untuk meminimumkan resiko tersebut diperlukan suatu alat seperti sistem pakar yang mampu menganalisa sesuai dengan keadaan yang terjadi di pasar modal, sehingga investor menjadi lebih yakin dalam berinvestasi.

–          Mampu mengambil keputusan

–          Langkah-langkah pengambilan keputusan jelas

–          Mudah dikembangkan lebih lanjut

–          Memberikan solusi tepat waktu

–          Menyimpan pengetahuan

6.      Implementasi Sistem Pakar di Bidang Sosial Budaya

System pakar sangat erat kaitannya dengan social budaya. Bidang social yang sangat berkaitan dengan system pakar adalah psikologi. Karena ilmu psikologi bisa memanfaatkan system pakar untuk memberikan solusi dari beberapa sifat yang dimiliki oleh seseorang tanpa menggunakan psikolog. Hal tersebut sangat membantu karena estimasi waktu untuk pemikiran solusi bagi seseorang bisa dilakukan sesingkat mungkin.

– System pakar bisa memberikan keputusan yang cepat dari masalah-masalah kejiwaan yang dihadapi seseorang tanpa harus didampingi oleh psikolog.

– System pakar bisa membuat pemikiran psikolog lebih ringan karena segala keputusan bisa diperoleh tanpa harus berpikir lebih mendalam.

7. Implementasi Sistem Pakar di Bidang Hankam

Bentuk implementasi system pakar di bidang ini antara lain pada radar. Fungsi radar secara umum ialah mendeteksi keberadaan benda di lingkungan dimana radar berada. Jarak jangkauan radar bermacam-macam. Semakin berkembangnya teknologi kemampuan radar semakin canggih. Radar saat ini dapat mendeteksi keberadaan awak yang tidak dikenal, dan menampilkan informasi yang mendukung tentang benda yang ditangkap pada radar.

– Mmbantu pertahanan sebuah instansi atau bahkan Negara.

– Membantu dalam sistem keamanan yang terbatas dapat dilakukan oleh manusia.

– Mengurangi penyalahgunaan alat yang penting .

8.      Implementasi sistem pakar di bidang eksplorasi alam

Dalam bidang ini sistem pakar sangat penting manfaatnya. Keputusan yang dihasilkan akan sangat bermanfaat. Contoh penerapannya yaitu sistem pakar yang diterapkan pada alat pendeteksi kandungan minyak bumi. Alat ini menghasilkan keputusan dari data-data yang ada, dan mengambil keputusan ada atau tidaknya hingga berapa jumlah kandungan yang terkandung. Rule base yang deprogram dibuat oleh para ahli dibidangnya.

Aplikasi pengmabilan keputusan berupa resiko-resiko yang dapat terjadi bila melakukan penambangan. Sistem pakar memperhitungkan berapa peluang keberhasilan yang dapat dicapai. Keputusan ini harus sangat akurat dan meliputi seluruh aspek hingga keselamatan warga sekitar. Jangan sampai timbul kesalahan yang disebabkan oleh salah dalam pengambilan keputusan. Lebih baiknya keputusan tingkat pusat tetap dikaji ulang oleh para ahli di bidangnya. Karena terdapat beberapa aspek yang tidak dapat diterapkan pada rule base.

– Akurasi perhitungan menjadikan kegiatan di bidang ini mendapat keuntungan.

– Perhitungan yang rumit dapat terselesaikan dengan cepat.

– Keakuratan perhitungan meminimalisir kesalahan factor manusia.

– Menghasilkan informasi yang mendukung, sehingga tugas para ahli lebih mudah untuk mengkaji ulang.

9.      Implemetasi Sistem Pakar di Bidang Ilmu Pengetahuan Impementasi sistem pakar di bidang robotika.

Pada bidang robotika penerapan sistem pakar sangat jelas. Sebagaimana yang kita ketahui selama ini, robot merupaka suatu benda yang dapat bekerja secara otomatis. Baik bekerja berdasarkan program yang sudah diinputkan atau menerima input dalam bentuk sensor (gerak, cahaya, suhu, dll).

– Tugas manusia semakin ringan.

– Tugas yang mengancam nyawa dapat diminimalisir dengan memanfaatkan robot.

– Efisiensi waktu.

– Membantu rumah tangga.

– Kemajuan teknologi akan membuat generasi muda untuk berusaha menciptakan robot yang lebih pintar lagi.

10.  Impementasi sistem pakar di bidang pemodelan

Sistem pakar juga dapat diterapkan pada bidang pemodelan. Contoh lingkup bidang pemodelan yang dimaksud antara lain seperti simulasi pesawat terbang untuk pelatihan calon pilot, teater keong mas, visual tubuh bagian dalam manusia untuk membantu proses operasi.

Pada simulasi pesawat terbang kita dapat merasakan seperti menerbangkan sebuah pesawat secara nyata. Simulator menerima input dari user lalu diproses dan ditampilkan pada layar yang tersedia. Informasi yang dihasilkan berupa posisi pesawat setelah menerima input dari user. Layaknya menerbangkan pesawat biasa bila kita melakukan kesalahan dalam penerbangan simulasi ini maka dapat menghasilkan informasi berupa kecelakaan dalam konteks visual. Maka dari itu simulator pesawat terbang ini biasanya digunakan untuk pelatihan terbang para calon pilot.